Subsidie is niets meer en niets minder dan een tegemoetkoming in kosten. Heeft u als bedrijf goed inzicht in hoe u zich in de toekomst wilt en gaat ontwikkelen? Dan geeft dat een goed beeld van waar u kosten gaat maken en waar dus een subsidie het meest wenselijk is. Met een goede toekomstvisie kunt u gerichter zoeken.
Daar waar het overheidsbeleid parallel loopt met uw bedrijfsbeleid, liggen subsidiekansen. Denkt u bijvoorbeeld aan de volgende situaties, waar veel subsidiemogelijkheden liggen:
- U gaat investeren in energiebesparende maatregelen
- U neemt personeel aan in het kader van WIA-reïntegratie
- U gaat een nieuw product ontwikkelen
- U schoolt personeel in samenwerking met andere ondernemingen in uw branche
Veel van deze informatie haalt u uit de krant, vakbladen en regionale bladen. Ook op internet kunt u veel subsidie-informatie vinden. Als u van de diverse beleidsterreinen een goed beeld heeft, kunt u een match maken.
Om de match goed te maken kunt u ook een beroep doen op een deskundige adviseur. Subsidiedesk is vakmatig op de hoogte van het overheidsbeleid en kent de regelingen die voor u interessant zijn.
Een ander bedrijf voert een project uit en heeft daarvoor subsidie ontvangen. Als u een vergelijkbaar project gaat starten kunt u ervaringen uitwisselen met dit andere bedrijf.
Contact met bestuurders en ambtenaren is ook zeer zinvol. Zij kunnen u attenderen op subsidiemogelijkheden. Zij kunnen u ook doorverwijzen naar de juiste personen. Uiteindelijk levert dit kostbare informatie op die u kunt gebruiken voor het indienen van een subsidieaanvraag.
Bepaal welke instantie naast uzelf er belang bij heeft dat uw project succesvol is. Als u die organisatie (veelal een overheidsinstantie) kunt aanwijzen, dan heeft u meestal de subsidieverstrekker te pakken. Ook weten leveranciers (van bijvoorbeeld machines of installaties) of er subsidie op hun product zit. Breng in ieder geval altijd de mogelijkheid van subsidie ter sprake. Zeker als u gezien het beleidsthema subsidiemogelijkheden vermoedt. Hieronder enkele voorbeelden van thema’s en bijbehorende organisaties:
- Scholing van laaggeschoolden: Ministerie van SZW & Europees Sociaal Fonds
- Reïntegratie in het kader van de WIA: UWV
- Technische productontwikkeling: Ministerie van Economische Zaken (via Agentschap SenterNovem)
Belangrijk is dat een aanvraag zo goed mogelijk aansluit bij het subsidieprogramma. Soms is het noodzakelijk dat u het subsidieproject iets wijzigt om binnen de voorwaarden te passen.
Zorg dat u zoveel mogelijk informatie verzamelt over de voorwaarden waarop de subsidieverstrekker selecteert. Dat geldt zeker bij aanvragen die op kwaliteit met andere aanvragen moeten concurreren. Informatie die interessant is, is goede regelinginformatie en eventuele beleidsstukken (van de diverse overheden) over het thema waar uw aanvraag betrekking op heeft.
Als het mogelijk is om een aanvraag al op voorhand voor te leggen aan een verstrekker, dan is het zinvol dit ook te doen. De informatie die hieruit komt, kunt u gebruiken om een aanvraag sterker te maken. Of om alsnog af te zien van een aanvraag.
Subsidie is een stimuleringsmiddel. Subsidie moet u over het algemeen aanvragen voordat u verplichtingen bent aangegaan. Veel subsidies kennen bovendien deadlines.
Het indienen van een subsidieaanvraag wil nog wel eens een sluitpost zijn van een tijdplanning. Dit kan enerzijds leiden tot het niet halen van die deadlines of dat het project intussen begonnen is. Anderzijds heeft de kwaliteit van een project te lijden onder een te krappe tijdsplanning. Het voorleggen van een aanvraag lukt dan vaak niet eens.
Soms biedt een regeling de mogelijkheid om een aanvraag vormvrij in te dienen. Daarmee kunt u extra tijd winnen.
Als de contouren van de subsidieaanvraag zichtbaar zijn, is het belangrijk dat u de optie mét en zonder subsidie naast elkaar houdt. Het kan zijn dat u – om voor subsidie in aanmerking te komen – het project moet aanpassen. Welk traject is voor u het aantrekkelijkst?
Het is van belang dat iemand verantwoordelijk is voor de subsidieaanvraag en de realisatie van het project. Dit kan een medewerker zijn, maar ook een externe adviseur. Maak deze persoon verantwoordelijk voor de voortgang en het resultaat. Zo voorkomt u dat zaken rond de aanvraag en de verantwoording blijven liggen.
Bij subsidietoezeggingen horen verplichtingen. U moet daaraan voldoen om de toegezegde subsidie daadwerkelijk te ontvangen.
Dat u de begrote kosten ook daadwerkelijk hebt gemaakt, moet u aantonen (soms met een accountantsverklaring). Verzamel daarom direct vanaf de start van de subsidieaanvraag bewijzen en leg deze systematisch vast. Dat bespaart u veel tijd op het moment dat u uw vaststellingsformulier moet inzenden en bij een eventuele controle.
Als er ook loonkosten in de subsidiabele kosten zijn opgenomen is het zaak dat werknemers goed traceerbaar tijd gaan schrijven.
Zeker bij omvangrijke projecten is het van groot belang om de subsidieverstrekker geregeld op de hoogte te stellen van de voortgang. Bij wijziging van het project gedurende de uitvoering is dit vaak een verplichting. Door regelmatig contact te onderhouden kunt u vroegtijdig knelpunten signaleren en indien mogelijk oplossen.